Niemand vraagt tegenwoordig meer naar mijn CV of opleidingen. In plaats daarvan is mijn klantenbestand mijn CV. Wanneer ondernemers weten met wie ik allemaal heb gewerkt of werk, dan spreekt deze ervaring bijna voor zich. En waar ik jaren geleden heel onzeker was over mijn niet afgeronde HBO opleiding. Voelt de levenservaring die ik in de tussentijd tijdens het ziek zijn en vervolgens mijn werkervaring (12+ jaar) als mijn grootste goud.

Lang had ik last van CV schaamte. Zo heb ik ook geen standaard opleiding gedaan om VA te worden. Ik had ervaring met het schrijven van blogs, ik maakte mijn eigen WordPress website. Gaf workshops. Schreef een eerste boek. Maakte mijn eigen nieuwsbrieven in Mailchimp. Tot ik een vacature voorbij zag komen. Waarbij dit alles in een rol gegoten werd. En zo rolde ik van marketing en communicatie medewerker in het VA vak.

Een jaar lang deed ik dit in loondienst en werd ik in de praktijk opgeleid. Ik had twee super ervaren werkgevers naast me staan. Waar ik alles leerde over alle systemen waar we mee werkten voor onze klanten. En ik leerde hoe ik meerdere klanten tegelijkertijd kon bedienen en ontzorgen. Mijn vaardigheden werden aangescherpt. Ik leerde onder druk presteren. En mijn kwaliteit te verbeteren.

Na een jaar startte ik voor mezelf en voelde ik me ook vertrouwd genoeg om het vak zelfstandig uit te oefenen. Ik wist niet eens op dat moment dat er ook opleidingen waren. Ik deed het gewoon.

Al die jaren later ben ik me veel meer bewust van alle routes die er zijn om VA te worden. En er zijn in de afgelopen jaren ook een flink aantal opleidingen bij gekomen waar je het vak leert. Daarnaast zijn er ook steeds meer coaches en mentoren die je begeleiden in het starten (en uitbouwen) van een eigen VA bedrijf.

Op de volgende vragen ga ik uitgebreid in: 

– Welke vaardigheden heb je nodig? 
– Hoe word je een ‘betere’ VA? 
– Welke opleidingen zijn er? 
– Hoe investeer je in je eigen ontwikkeling? 
– Hoe kom je aan nieuwe klanten als VA?
– Hoe kan ik je hierin helpen?

 

Welke vaardigheden heb je nodig? 


Heel veel vaardigheden kun je jezelf aanleren. De online tools waar veel ondernemers mee werken kun je in je eigen tijd makkelijk leren kennen. Toen ik startte heb ik in de avonden of vrije dagen veel geleerd en gelezen. Er zijn online ontzettend veel tutorials te vinden. Zowel in de vorm van handboeken met uitgewerkte screenshots. Maar ook handige video’s via Youtube. Maar met systemen kennen ben je er nog niet.


Misschien wil je je wel eerst focussen op een of twee thema’s waar je al eerdere ervaringen mee hebt. Zo was ik altijd goed in klantencontact in mijn eerdere baan. Zo ben ik als VA in de klantenservice beland. Vervolgens werd ik getraind om ook webinars te kunnen begeleiden, organiseren en in te richten. En mocht ik teksten schrijven in de vorm van social media posts of salespages.

Je kunt bij de start uitgaan van je talenten en waar je je comfortabel mee voelt. Je kunt ook heel breed beginnen door jezelf allround te positioneren. Je kunt ook niet altijd van tevoren weten waar je hart sneller van gaat kloppen in de praktijk. Zo kun je gedurende het werken zelf je route steeds duidelijker bepalen. 

In eerste instantie heb je misschien meer praktische vaardigheden nodig, maar wanneer je wil groeien in je rol kom je toch uit op de soft skills. Om het jezelf makkelijker te maken maar ook je klant van nog meer waarde te zijn.

Talenten kunnen in de praktijk ook makkelijk omslaan in valkuilen. Dan kom je op het punt dat je je grenzen bijvoorbeeld niet meer zo makkelijk kunt aangeven. Dat je werk je te vaak en te lang bezig houdt. Dat je je klanten boven jezelf plaatst. En gaat overcompenseren. Je facturen niet volledig durft te sturen. En ga zo maar door.

Het werken als VA vraagt om flexibiliteit. Pro-activiteit is daarnaast een vaardigheid waar veel ondernemers enorme behoefte aan hebben. Maar ook jezelf kunnen motiveren om ruimte te maken voor eigen plannen en projecten. Accountability als het ware voor jezelf. 

Samenvattend denk ik dat je enorme groeistappen kunt maken in je vaardigheden als VA. Start het met hele praktische skills en zit uiteindelijk de grootste groei in je softskills. 

Welke skills heb je nodig als VA? Dit ligt er natuurlijk aan hoe je je rol invult en op welk level je met je klanten samenwerkt. Ik kom hierbij altijd terug bij de levels waarop je met je klanten samenwerkt: uitbesteden, ontzorgen en co-creatie.

Ieder level vraagt weer andere skills. Deze heb je soms van nature en andere kun je weer wat makkelijker trainen. Ik denk dat je met ervaring ook een heel eind komt. Maar dat je jezelf regelmatig mag bevragen onderweg. 

 

Hoe word je een ‘betere’ VA? 


De eerste stappen die je kunt zetten is om te investeren in je kennis en je vaardigheden. Vervolgens kun je in het werken met je klanten je vaardigheden verfijnen en verdiepen. Tegelijkertijd denk ik dat je het meeste groeit door je meters te maken met klanten. In de praktijk kom je vraagstukken en thema’s tegen die je niet van tevoren kunt bedenken. 

Ook kom je vaak patronen van jezelf tegen. Denk aan bepaalde overtuigingen zoals ‘Ik moet hard werken voor mijn geld’. Of ‘Ik moet mijn vakantie of vrije tijd verdienen’.

Als je het mij zou vragen hoe je een betere VA kunt worden. Dan ligt het antwoord voor mij o.a. op deze vlakken: zelfzorg, communicatie, strategie, langere termijn visie, pro-activiteit. 

Je hoeft ook zeker niet alles tegelijkertijd aan te pakken. Want dan verdwaal je ook gewoon in jezelf en in het idee van continu jezelf maar optimaliseren. Toch denk ik dat er een grote slag te slaan valt wanneer we juist onze eigen rol eerst verstevigen. Voordat we allerlei andere en nieuwe dingen gaan bedenken. Maar hoe steviger je in je schoenen komt te staan als VA en OBM, hoe aantrekkelijker je bent voor je klanten. En hoe meer zij ook weer op jou kunnen bouwen. En dan krijg je echt op veel vlakken een kruisbestuiving en zogezegd een win-winsituatie.

De grootste valkuilen zitten hem vaak in het niet durven uitspreken van dingen. De klant boven jezelf plaatsen uit een soort misplaatst gevoel van verantwoordelijkheid die niet van jou is. Overcompenseren omdat je je hogere uurtarief niet kunt dragen. De klant uiteindelijk van alles kwalijk nemen wat allereerst ook bij jezelf ligt.

Als VA of OBM ben je altijd zelf verantwoordelijk voor je eigen grenzen. Voor wat je wel en niet kunt doen op een dag. Of kunt leveren in een week. Hoe flexibel je wel of niet kan zijn. 

Pro-actief je week en werk plannen 


Je kunt hierin enorm veel winst boeken door pro-actief je week en werk te plannen. Je klanten hierin mee te nemen wat je die week voor ze gaat doen. Op maandag te laten weten wat je zelf op de agenda hebt staan voor je klant, wanneer je hiermee aan de slag gaat. Meestal reserveerde ik dan een dagje extra. Zodat ik nooit later opleverde maar vaker (in het oog van de klant) zelfs te vroeg. Dit soort dingen zorgen ervoor dat een klant niet zelf hoeft na te denken wanneer er iets wel of niet gebeurt. Jij neemt de klant hierin mee. En op donderdag of vrijdag, wanneer je de week afrondt, neem je de klant weer mee in een week afronding. En laat je weten wat er wel of niet is gelukt. Wat er nog open staat, wat je hierin volgende week gaat doen.


Dit soort kleine dingen in je werkweek toevoegen en je klant hierin meenemen zorgt voor ontzettend veel rust. Daarnaast kan het heel slim zijn om ruimte in je agenda vrij te houden per dag voor uitloop van werkzaamheden en daarnaast voor ad hoc werkzaamheden. Als VA en OBM zullen er altijd op een dag klusjes of vragen komen die je niet had voorzien in je planning. De ene klant is hierin ook spontaner dan de andere.

En ik denk dat je altijd in een samenwerking kunt groeien. De ene klant is de andere niet. En de ene ondernemer vindt het super fijn wanneer je volledig zelfsturend bent. En je super pro-actief bent. En de andere ondernemer heeft zelf hierin ook nog wat meer ruimte nodig.Daarom is er nooit één strategie te bepalen wat werkt. Maar is en blijft het werken als VA en OBM maatwerk. Dat maakt het ook zo leuk en afwisselend. 

Een langere termijn visie ontwikkelen voor je samenwerkingen

Hoe meer je je klant ook mee kunt nemen in de langere termijn visie van jullie samenwerking, dat je goed samen weet waar je naartoe onderweg bent. Waar je een onderdeel van bent. Wat je rol en werk bijdraagt. En hoe je hierin ook onderweg bij kunt sturen hoe waardevoller je rol wordt ervaren. Dit is overigens iets wat je samen met je klant creëert. En nogmaals, soms is dit niet van toepassing in onze rol. Dan is het super afgebakend en wordt je ingezet om de mailbox bij te houden. En hoef je niet aan te komen met ideeen om de klantenservice te optimaliseren. En toch kan ik me geen enkele ondernemer voorstellen die het niet fijn vindt om te kijken naar verbeteringen. Dat ze er op dat moment in willen investeren of niet, dat is natuurlijk een tweede. Niet alle optimalisaties zijn op ieder moment van toepassing of van meerwaarde.


Open communicatie is de grootste sleutel tot groei 

Ik denk dat het groeien in je rol als VA of OBM allereerst iets is wat je voor jezelf doet. Maar ook altijd in samenwerking met je klanten. En dat communicatie hierin het allerbelangrijkste is. Voor beide partijen. Dat als je heel goed en duidelijk kunt zijn in wat je allebei nodig hebt binnen een samenwerking. Om samen te groeien naar een hoger niveau. Dan blijf je elkaar vinden in tijden van groei. En ook wanneer het wat minder makkelijk gaat.

Flexibel kunnen zijn, opschalen en afschalen waar en wanneer nodig. Je klant bijstaan in de successen en minder mooie momenten. Dan wordt je in mijn ogen seizoensbestendig. En leer je jaar na jaar je klanten beter bij te staan. Sta je steviger in je schoenen en in je rol. En wordt je meerwaarde alleen nog maar groter. En daarmee je voldoening ook. 

 

Welke opleidingen zijn er te vinden? 

Er zijn veel verschillende opleidingen te vinden om te starten als VA / OBM of wanneer je door wil groeien in je rol. Dan zijn er masterclasses, trainingen, masterminds, coaching en mentorprogramma’s.

De afgelopen jaren zijn er ontzettend veel keuzes bij gekomen. En dat maakt het niet altijd even makkelijk, kan ik me voorstellen. Zoals je kunt lezen heb je niet altijd een opleiding nodig om te kunnen starten als VA. Ik ben er nog steeds van overtuigd dat je ook het meeste leert in de praktijk zelf. In het samenwerken met je klanten.

Als je je aan het oriënteren bent kun je via Google allerlei toffe opleidingen vinden. 

Hoe kom je aan nieuwe klanten als VA? 

Uiteindelijk is dit een vraag die altijd terugkomt in iedere fase van het ondernemerschap. Het is leuk en belangrijk om je te blijven ontwikkelen. Maar dat is ook het leukste wanneer je dit kunt doen binnen de samenwerking met je klanten. Ik geloof dat je in de praktijk het meeste leert. En dat je deze casussen en vragen met je mee kunt nemen wanneer je je door wil ontwikkelen in je rol. Als het goed is kun je op deze manier ook investeren in een langere termijn samenwerking en hoef je niet iedere keer op zoek te gaan naar nieuwe klanten. Maar mocht je benieuwd zijn hoe je aan nieuwe klanten komt. Daar schreef ik een blog over. 

Ruimte reserveren voor je eigen ontwikkeling 


Wat ik je in deze blog mee wil geven is onder andere dit. Kijk vooral hoe je je ontwikkeling tot VA wil vormgeven. Zelf heb ik in het begin en nu nog altijd ruimte gereserveerd in mijn werkweek voor ontwikkeling. Zeker wanneer je niet direct voor een opleiding of training gaat kan je wel studietijd reserveren in je agenda. Dan kun je voor jezelf een soort ontwikkelplan schrijven.


Misschien wil je eerst een aantal systemen leren. De meeste ondernemers die met een beginnende VA gaan werken willen wel investeren in jou en in wat je doet. Maar systemen leren kennen is vaak wel iets waar je zelf in te investeren hebt. Dat noem ik leertijd. En heb ik ook altijd afgestemd met mijn klanten bij de start van onze samenwerking. Zeker toen ik nog uitvoerend werkte. Ik gaf altijd aan hoeveel uur ik van onze samenwerking in het begin voor eigen rekening nam. Omdat ik met nieuwe systemen te maken kreeg. Of nieuwe werkzaamheden. Ik ben van mening dat je dit niet zomaar neer kunt leggen bij je klant.

Dus als je nieuwe systemen wil leren kennen, zou ik hier altijd ruimte voor reserveren in je werkweek. Denk aan een Asana, een Trello, een Notion. Maar ook Mailblue bijvoorbeeld. Hoe je je ook wil positioneren als VA / OBM, het is wel handig om een basiskennis te hebben. Een Moneybird, Canva etc. Dan kun je je klant niet alleen praktisch ondersteunen maar ook eventueel adviseren wanneer ze een vraag hebben. Het is ook handig om te weten of je liever met Huddle of een Learndash samenwerkt als ondernemer zijnde. En het kan zijn dat dit soort vragen bij je neer worden gelegd. Ik heb dit soort vragen ook nog steeds in mijn werk als OBM en Mentor. 

Daarnaast heb je natuurlijk ook de vaardigheden die je tegenkomt in je rol en die bij iedere samenwerking net iets anders zullen zijn. Dan zou ik hier ook wekelijks ruimte voor reserveren en kijken hoe je dit wil doen qua facturatie. 

Er zijn opleidingen en trainingen te vinden die alle systemen en vaardigheden hebben gebundeld. Zodat je niet zelf het wiel hoeft uit te vinden. Dan kun je gewoon in de training of opleiding duiken. En daar je tijd voor reserveren. Dan heb je natuurlijk wel een investering in geld. En niet alleen in tijd.

En je hebt hierin ook verschillende opties. Volledige zelfstudie, individueel en in een groep. Je kunt ook direct gaan voor persoonlijke begeleiding. Maar het gaat er vooral om wat jouw hulpvraag is. Wil je je kennis verdiepen? Je vaardigheden aanscherpen? Of weten hoe je je eerste klanten kunt vinden? Dat vraagt weer heel andere skills van je. 

Wanneer je je VA of OBM bedrijf hebt staan, je hebt je klanten en je wil graag steviger in je rol komen te staan. Kom je op een heel ander punt. En heb je ook een hele andere hulpvraag. De ervaren VA’s en OBM’s die bij mij komen staan vaak op dit punt. Ze willen groeien met behulp van het bouwen van een eigen team. Ze willen doorontwikkelen van VA naar OBM. Ze willen een eigen dienst ontwikkelen en in de markt zetten. Ze willen steviger in hun schoenen staan. Ze willen hun rol nog beter invullen.

Dan kun je natuurlijk ook kijken naar een specifieke training. Zo kun je jezelf specialiseren tot technisch VA bijvoorbeeld. 

 

Hoe kan ik je hiermee helpen? 

Bij mij kun je in een mastermind of mentorship stappen. Ook heb ik 1-op-1 begeleiding. Of wanneer je zelfstudie fijner vindt, kun je in mijn online programma stappen. Hier lees je meer over het aanbod binnen mijn Let’s Elevate Trainingscentrum. 

Mijn Let’s Elevate Mentorship is vooral bedoeld wanneer je hierna een volgende stap wil zetten in je ontwikkeling. In je rol en in je bedrijf.

Het verschil met mijn mastermind is dat je binnen de mastermind je ontwikkeling en vraagstukken deelt met mede VA’s en OBM’s. De vraagstukken die je tegenkomt in je praktijk. En het mentorship is bedoeld wanneer je samen wil onderzoeken wat je volgende stap gaat zijn. En dit samen in een groep gelijkgestemden wil doen. Wat het mentorship ook anders maakt is dat we het niet alleen onderzoeken maar ook samen doen.