Wanneer je mijn blogs vaker leest of mijn wekelijkse podcasts luistert, weet je dat ik niet met open deuren werk, ik zoek graag direct de verdieping op met je. En het is mijn intentie om je ook met deze blog aan het denken te zetten. En je een aantal stappen verder te helpen. Wat bijvoorbeeld een goede voorbereiding voor je kan betekenen. Wanneer je start met een team. En hoe je kunt bijsturen onderweg in een samenwerking. Want dat is iets wat altijd zal blijven.
Ik zal soms vanuit verschillende posities schrijven omdat ik zelf ook veel rollen heb gekend. Zo heb ik zelf twee keer met een eigen team gewerkt. Daarnaast heb ik als VA of OBM in teams van online ondernemers gewerkt. En als Strategisch Business Manager voor doorgewinterde ondernemers sta ik mijn klanten bij in het uitbouwen van hun bedrijf en team. Daarnaast ben ik sinds een aantal jaren als mentor betrokken bij de groei van VA’s en OBM’s. En hoor ik ook weer veel over de samenwerkingen met hun klanten.
Op de volgende vragen ga ik uitgebreid in:
Met de kanttekening dat er nog zoveel meer te delen is over het opbouwen van een team. Maar dit is in ieder geval een eerste aanzet.
– Wanneer start je met een team?
– Waar moet je op letten als je een team bouwt?
– Hoe bewaak je je eigen energie binnen een samenwerking?
– Wat vraagt dit van jou in communicatie?
– Hoe kun je je nieuwe teamleden het beste inwerken?
Wanneer start je met een team?
Wanneer je teveel werk op je bordje hebt liggen als ondernemer. Dat zou een eerste antwoord kunnen zijn. En dat is vaak ook de eerste stap in het nadenken over het werken met een team. Maar ik denk dat er nog veel stappen voor zitten. Vaak zit je al op standje overkoken wanneer je op dit punt denkt aan uitbesteden. En komt een VA of nieuw teamlid op een piekdrukte binnen. Is er geen tijd om iemand wegwijs te maken. En ga je lukraak werk overhevelen. Zonder stil te staan bij wat er nu écht nodig is. En wat ook bijdraagt aan je groei. Misschien heb je eerst overzicht te creëren. De balans op te maken. Een business audit te doen. Wat er allemaal op je bordje ligt. Welke werkzaamheden. En wat dit oplevert. Maar ook, wat ze kosten. En of ze het waard zijn om over te dragen. Want een team kan veel opleveren maar je ook heel veel kosten. En dat vind ik zonde wanneer je dit niet helder hebt. Daarom geloof ik ook niet zozeer in het overhevelen van taken alleen.
Wanneer je personeel aan gaat nemen in vaste dienst, raad ik van harte de training aan van Garcia Stans “Finance & People”. Zij is (mijn) financieel coach en ik werk inmiddels vier jaar samen met haar. Ook hebben we in de afgelopen jaren samengewerkt voor verschillende klanten. En houd ik me bezig met de menselijke kant van personeel. Daar heb ik ook een bonus mogen ontwikkelen in de training. Bij Garcia moet je zijn voor het financiële plaatje. Zodat je echt weet waar je aan begint. En je ontdekt hoe je winstgevend wordt met personeel.
Het aannemen van personeel is natuurlijk iets heel anders dan werken met freelancers. Maar beide hebben ze hun eigen startpunt.
Wanneer je op dit punt te druk bent in je onderneming en je denkt eraan om je team op- of uit te bouwen. Gun ik het je dat je eerst terug naar de tekentafel gaat. En te kijken waar je nu vooral heel druk mee bent. Wat er precies nodig is in je team. Wil je iemand verantwoordelijk maken voor de klantenservice? Zodat je je daar niet meer mee bezig hoef te houden? Of wil je iemand een project over laten nemen met een duidelijk doel.
Zie het als verhuizen. Je kunt natuurlijk verhuisdozen vullen met alles wat je nu in huis hebt staan. En vervolgens uitpakken op de nieuwe plek. Niets mis mee. Maar een verhuizing is vaak ook een moment om de balans op te maken. Wat heb je stiekem al een jaar niet meer aangeraakt? Wat staat er al jaren op zolder stof te happen? Welke dingen zijn vooral routine geworden in huis? Het levert je zoveel meer op om dit allemaal eens opnieuw door te nemen zodat je weloverwogen weet wat je meeneemt en waarom.
Dit geldt ook voor je bedrijf. En je werkzaamheden. Vaak ben je op een bepaald punt gekomen, wanneer je een team wil bouwen of uitbouwen, waar je ongelofelijk bent gegroeid. Dat mag je ook echt vieren. Maar kan het ook zo zijn dat veel van wat je doet onbewust routine is geworden. En niet alles bijdraagt aan groei. Iets oplevert. Dan kun je wel starten met werk uitbesteden. Maar ik zou altijd als eerste beginnen met het creëren van overzicht. Helderheid. En focus. Voor jezelf. En voor je (nieuwe) team. Zodat zij ook weten waar ze vervolgens hun bijdrage aan leveren.
In dit blog ga ik nog wat dieper in wanneer het tijd is om te starten met uitbesteden aan een VA.
Waar moet je op letten als je een team bouwt?
Het grootste struikelblok binnen teams, wat ik in de afgelopen jaren ben tegengekomen, is communicatie. Ik denk dat ik over deze vraag een podcast ga opnemen omdat er zoveel over te zeggen valt. Maar als ik er een paar dingen uit mag lichten. Dan is het dit. Het is in mijn ogen belangrijk om te weten op welk punt je elkaar ontmoet. Ben je volledig overwerkt, is de achterkant een chaos en hoop je dat een team je komt redden? Of heb je een heldere focus waar een team een bijdrage aan mag leveren. Weet je wat je budget is. Wat je verwachtingen zijn. Hoe je deze verwoordt. En ook wanneer deze overtroffen worden. Of niet. Je hoeft niet alles te delen met elkaar. Maar je hebt wel een bepaalde mate van openheid (en vertrouwen) nodig. Zodat je weet waar je samen naartoe werkt. Wat de visie is van jou als ondernemer en als teamlid. Maar ook wat je langere termijnplan is.
Ik denk dat je met communicatie enorm ver kan komen. En hoe ga je deze momenten vervolgens inbouwen in jullie samenwerking? Overleggen om het overleggen, dat is ook niet perse altijd de oplossing. Maar hoe minder je je team betrekt, hoe minder betrokkenheid ze voelen. En natuurlijk heeft iedereen zijn eigen rol. Maar dan nog is het relevant om te weten waar je met elkaar naartoe werkt.
Hoe bewaak je je eigen energie in een samenwerking?
Veel ondernemers die ik door de jaren heen heb gesproken en heb begeleid in het op- en uitbouwen van hun team liepen hier tegenaan. Tegen het gegeven dat ze zich niet ontzorgd voelden. Alsnog het idee hadden zelf de kar te moeten trekken. Het initiatief te tonen. Ze liepen leeg op loyaliteit voor hun teamleden. Ze wilden niet zomaar afscheid nemen. Maar voelden ook dat hun verwachtingen niet helemaal uitkwamen. Ik denk dat je je energie het beste bewaakt door goed na te denken over je verwachtingen rondom een team. Wat wil je dat het jou en het bedrijf komt brengen? Wat zie je als investering en wanneer mag het opleveren? En op welke manier?
Hoe werk jij zelf het liefste samen? Dat is ook een sleutelvraag in je energiemanagement.
Wat vraagt dit van jou in communicatie?
Ook is het handig om af te spreken wat je team kan verwachten van jou. Wil je de hele dag door beschikbaar zijn via de app? En verwacht je dit ook van je team? Of wil je rustig op je gemak kunnen kijken en reageren. En wat is hierin voor jou de meest fijne manier waarop er vragen worden gesteld. Wil je dat je team hun vragen verzamelen gedurende de dag? Of mogen ze adhoc berichten. Wat ook kan helpen is wanneer ze hun vraag direct koppelen aan een eigen oplossing. Zodat ze het alleen bij jou neer hoeven te leggen met “Dit is mijn idee, zo zou ik het doen. Ben je akkoord of niet?” Dat soort dingen gaan je heel veel energie schelen en zorgen voor zelfsturende teamleden die meer verantwoordelijkheid oppakken.
Hoe kun je je nieuwe teamleden het beste inwerken?
Het belangrijkste wat ik je gun is dat je tijd inplant voor jezelf wanneer je met een nieuw teamlid gaat starten. Je hoeft geen weken vrij te nemen. Maar ik denk dat het wel belangrijk is om twee momenten op je werkdag vrij te houden. Voor vragen, om uit te checken. Of juist in de ochtend de dag te starten. Zo gun je je teamlid een vliegende start, centreer je de vragen. En kun je snel schakelen. Zonder dat je de hele dag samen hoeft te zitten of afgeleid wordt. Over dat samen zitten: een paar van mijn klanten hebben dat wel zo gedaan. Ook omdat ze live op kantoor samenwerken met hun team. Dus dan zit je sowieso fysiek samen.
Maar het kan ongelofelijk goed werken om de eerste dag of in de eerste week wat momenten fysiek samen te komen. Zo kun je iemand nog beter wegwijs maken in je bedrijf, de cultuur. De verwachtingen. Ik denk dat dit een investering is die voor ongelofelijk veel verbinding zorgt. Maar ook een vliegende start geeft voor jullie allebei.
En stel je voor dat je bij jullie start ook direct wil starten met het maken van een nieuw overzicht. Dan is diegene ook direct betrokken bij alle stappen in je bedrijf die ook echt bijdragen aan groei.
Je kunt je ook bedenken op welk level je wil samenwerken met je team. Uitbesteden, ontzorgen of co-creatie. Dit gaat je helpen met het schrijven van de vacature. Maar ook bij het duidelijk definiëren van je wensen. Hier lees je meer over de verschillende levels in een samenwerking.
De kracht van regelmatig evalueren
Hoe kan ik je hiermee helpen?
Als Strategisch Business Manager begeleid ik ervaren ondernemers die in een groeifase zitten, tegen hun plafond aanzitten en een (aantal) Big Leaps te maken hebben. Het verschil met een business coach en VA? Is dat ik er precies tussenin zit. Ik vertaal de strategie naar concrete acties en kan deze vervolgens coördineren in de groei van het bedrijf. Ik begeleid ondernemers onder andere in het uitbouwen van hun team. Een samenwerking start altijd met een Business Audit. Die kun je ook los boeken.
Daarnaast ben ik mentor voor ervaren VA’s en OBM’s die door willen groeien in hun rol en met hun bedrijf. Die voelen dat ze klaar zijn voor een volgende stap. Dit doe ik 1-op-1 en op basis van maatwerk.
Wil je kennismaken? Dat kan. Hier boek je een kennismakingsgesprek.
