Je bent waarschijnlijk niet voor niets voor jezelf begonnen. Je wilde vrijheid. Op je eigen benen staan. Je eigen regels schrijven. En nu kom je erachter dat er een heleboel komt kijken bij het ondernemen. Niet alles vind je leuk om te doen. Sterker nog: je zou het wel fijn vinden om bepaalde dingen van je bordje te kunnen schuiven.
Hoe weet je of samenwerken de eerstvolgende stap is? En wanneer is het juiste moment aangebroken om actie te ondernemen? Er zijn in mijn ogen drie momenten in je ondernemerschap waarop je kan besluiten dat het tijd is om versterking in te schakelen.
1. Voordat je het te druk hebt
Ik gun het je dat je gaat nadenken over werk uitbesteden wanneer je het nog niet té druk hebt. Op dat moment heb je nog enigszins overzicht en ook de tijd om jezelf en je bedrijf voor te bereiden op de uitbreiding die eraan zit te komen.
Je hebt waarschijnlijk een reden bij het uitbesteden van werk. Je wil tijd vrijmaken om te kunnen groeien of om een stapje terug te doen. Stel je voor dat je je dienstverlening graag zou willen opschalen. Of wanneer je meer online zou willen werken. Welke reden je ook hebt, misschien zelfs wel allemaal, het vergt wat tijd om dit goed voor te bereiden.
En ik zou het je enorm gunnen om dit te doen voordat je zelf helemaal kopje onder bent gegaan in het uitvoerende werk.
De gevaren die je tegen kan komen? Zo ontzettend druk zijn dat je geen tijd hebt om iemand in te werken. Je creëert daarmee geen fijne start. Zowel niet voor jezelf als voor je nieuwe teamlid. Daarnaast zal het eerder als een belasting voelen dan als versterking. Omdat je het er niet bij kan hebben.
Weet je nog hoe het was op je stage of in loondienst wanneer er een nieuwe collega kwam? Of toen jij zelf ergens opnieuw startte? Die eerste inwerkfase is vaak intensief. Voor de nieuwe collega en voor de medewerker die “de nieuwe” in moet werken. Het normale werkt loopt door en tegelijkertijd moet het werk worden uitgelegd en overgedragen.
Dit kun je enigszins inperken door hier goed over na te denken. En door de inwerkfase voor te bereiden, in kaart te brengen en letterlijk in een werkbeschrijving te gieten. Hiermee gun je jezelf dubbele winst.
Stel je voor dat je bedrijf sneller groeit dan je denkt en je wil na enkele maanden na de start van je eerste teamlid een tweede of zelfs derde professional aantrekken, dan hoef je niet iedere keer het wiel opnieuw uit te vinden. Hoe fijn is dat? En stel je voor dat je straks iemand hebt gevonden en je komt er na enkele weken of maanden achter dat het niet werkt. En jullie hebben niets op papier gezet, dan moet je weer helemaal van vooraf aan beginnen. Dat is zo ontzettend zonde van je tijd, geld en energie.
2. Wanneer je bijna kopje-onder gaat
Op een gegeven moment kom je in alle drukte op een punt van ‘no return’. Je weet dat je het te druk hebt. Dat je tegen een plafond aan loopt te beuken. Je merkt dat er potentie zit in jouw concept en je dienst. Dat je nog lang niet alle groei hebt kunnen benutten. Omdat je ook maar twee handen hebt en veertig uur in de week. Sterker nog, je wil helemaal niet fulltime werken. En zeker niet beschikbaar zijn in de avond en in de weekenden. Je hebt al lang geen echte vrije dag meer gehad. En je wil dit veranderen. Maar eigenlijk heb je geen ruimte meer om af te wijken van je agenda. Je hebt geen tijd om iemand in te werken. Sterker nog: om iemand te vinden. Alles voelt als te veel.
Je bent nooit te laat om aan de bel te trekken of om letterlijk op de rem te trappen. Durf te delen in je nabije omgeving dat je het overzicht begint te verliezen.
Ik denk dat het in deze fase enorm belangrijk is om juist even uit te zoomen. Te kijken waar je nu allemaal zo druk mee bent en of je daar niet direct wat ruimte in kan creëren. Door zaken, afspraken, to-do’s te schrappen. Te kijken naar wat er nu echt allemaal zo enorm belangrijk is. Werk te bundelen. Te kijken naar waar volgens jou de ruimte zit voor groei.
En wanneer er wat leegte terugkomt in jouw dagen kun je makkelijker gaan kijken wat je wil uitbesteden. Ik snap heel goed dat je in deze fase graag brandjes wil laten blussen. Dat kan je ook zeker doen, om zo te starten. Dus om hele concrete onderdelen van je bordje af te laten glijden. Denk hierbij aan werkzaamheden als: webinars klaarzetten, podcasts editen, blogs klaarzetten. Advertentiebeheer, de klantenservice, je mailbox en social media.
Zo creëer je tijdelijk lucht. Maar verandert er nog niet iets in jou. En in je werkwijze. Maar die lucht is belangrijk om vervolgens te kijken wat je op een dieper level kan veranderen.
Hiermee zeg ik niet dat je iets fout doet. Zeker niet. Maar veel van ons werk wat we doen is totaal niet efficiënt en effectief. Zonde van jouw tijd en energie. En wanneer je alles 1-op-1 zou uitbesteden, zou dat een heel duur grapje worden.
Ik zou dus altijd blijven kijken hoe je het slimmer kan inrichten. Wat je kan automatiseren. Wat je misschien helemaal kan schrappen uit je dagdagelijkse werkzaamheden en misschien zelfs wel in je aanbod. Houd altijd in de gaten wat het je kost én wat het je oplevert. Aan geld, energie en plezier.
Je kan in mijn ogen werkzaamheden aan de oppervlakte uitbesteden. Helemaal prima om daarmee te starten. Dit gaat je een tijdelijk gevoel van opluchting geven. Het idee dat je het niet meer alleen hoeft te doen. En het idee dat je samen de lasten draagt. Vervolgens kan je samen een stapje dieper en verder aan. Daarmee heb ik het over zaken handiger en slimmer inrichten.
Orde aanbrengen waar nodig in je backoffice. Starten met handige online programma’s en tools. Kiezen voor één handige vorm van communiceren. Alle appjes, mailtjes en losse berichten maken het niet efficiënter. En alleen maar onoverzichtelijk. Duidelijke afspraken maken. En besluiten wat jij echt gaat loslaten, welke verantwoordelijkheden je loslaat en wat jij nodig hebt om dit ook echt te durven loslaten.
Je start dus bij de oppervlakte en gaat iedere keer een stapje verder samen om op die manier echt een heel stevige basis te bouwen in je bedrijf. Met als intentie dat jij als ondernemer steeds minder nodig bent in de uitvoerende zaken. En jij je kan focussen op het werk wat jij te doen hebt.
3. Wanneer je bij het punt ‘dweilen met de kraan open’ bent
Adem in. Adem uit. Je staat er niet alleen voor. Wanneer je voor je gevoel bij code rood aan bent beland is het nog belangrijker om even afstand te nemen. Om tijd terug te pakken. Sowieso te beginnen met strepen.
Als je het bijvoorbeeld de komende maand superdruk hebt, plan dan nu alvast tijd in voor volgende maand om niks te doen. Als het even alle hens aan dek is in je bedrijf adviseer ik je om niet alleen middenin de drukte maar ook erna wat meer witruimte in je leven in te plannen. Zo voorkom je dat je daarna weer direct een volle agenda hebt.
Ik zie dit als een stukje crisismanagement wanneer we hier zijn aanbeland. En in tijden van crisis is het van belang om zo goed mogelijk te blijven staan. En wat nodig is, is nodig.
Zo gaan we kijken naar je weekenden. Je avonden. Je vrije dagen. Als je die nog hebt? Waar kun je privé wat extra hulp inzetten? Boodschappen laten bezorgen bijvoorbeeld? Er zijn tegenwoordig ook online gezonde maaltijden te bestellen zodat je in de avond, maar ook als lunch en ontbijt enorm gezond kan eten.
Rust, regelmaat en reinheid. Terug naar de basis gaan in je bedrijf is niet alleen qua werk terug naar de basis. Maar als je echt het hoekje om bent gegaan qua stress, druk(te) en verantwoordelijkheid gun ik het je om eerst weer even terug in een gezond lichaam te komen.
Er geen tijd voor hebben is geen excuus. Wanneer jij omvalt, valt alles om. Als je dit leest ga ik ervan uit dat je op je eigen benen staat en nog alleen onderneemt. Dus jij bent je belangrijkste medewerker.
Slapen. Eten. Pauzes. Weekenden vrij plannen. Geef even aan in je familie en vriendenkring dat je te hard bent gegaan en dat je de komende periode wat meer tijd nodig hebt voor jezelf om op adem te komen en om structurele veranderingen door te voeren in je bedrijf om dit een volgende keer te voorkomen. Vraag hulp waar je kan. Hiermee bedoel ik ook zeker niet dat je je terug moet trekken uit je netwerk. Je hoeft dit niet alleen te doen. Maar wanneer jouw dierbaren weten hoe de vlag erbij hangt voelt het veel minder alleen.
Zodra je meer witruimte in je agenda hebt gemaakt, is het natuurlijk interessant om te bedenken hoe je deze ruimte wil benutten. Tijdens die witruimte zou ik niet enkel kijken naar hoe je brandjes kan laten blussen, hoe je je werk kan elimineren, slimmer kan organiseren en structureren. Hoe je kan automatiseren. Maar op dit moment gun ik het je ook om een vertrouwenspersoon in te schakelen. Die naast je kan staan. Waarmee je in vertrouwen kan kijken waar je staat, waar je naartoe wil en wat er nu belangrijk is voor jou om voor in actie te komen.
Zo, in mijn ogen waren dit de drie momenten in je ondernemerschap waarop je de keuze kan maken om te starten met uitbesteden. Je kan dus heel klein beginnen aan de oppervlakte. Om te testen hoe het werkt. En vervolgens kun je ook samen met je teamlid onderzoeken hoe het nog beter voor jullie kan werken. Zorg ook voor plezier, voor een fijne sfeer. Het is een serieuze en voor veel ondernemers een spannende stap om iemand aan boord mee te nemen. Maar dit hoeft zeker niet alleen maar serieus te zijn in de toekomst. Hoe leuk is het om je mooie werk met iemand te kunnen delen? En laten we je ook gewoon feliciteren met het feit dat je zo gegroeid bent dat je het niet allemaal meer alleen zou willen en kunnen doen?! You go, girl! Mocht je een man zijn, dan mijn excuses. Ik heb tot nu toe nog geen mannelijke klant gehad. 😉
