“Iets met nieuwsbrieven en websites toch?” Ik vergeet het nooit. Acht jaar geleden werkte ik als VA (Virtual Assistant) in loondienst. En was deze term nog super onbekend in Nederland. Mijn ouders probeerden het op deze manier duidelijk te maken in hun omgeving wat hun dochter nou precies deed. Maar zelf snapten ze het eigenlijk ook niet zo goed. En zij waren absoluut niet de enige. In de jaren erna ben ik doorgegroeid van VA naar OBM (Online Business Manager). En merkte ik met deze nieuwe titel dat deze term nog meer vragen met zich meebracht.
En niet alleen bij familie en vrienden. Maar ik merk dat het vak en deze rol in mijn werkveld ook nog relatief in de kinderschoenen staat.
Misschien heb je zelf ooit weleens gehoord over de term OBM of Online Business Manager maar heb je ook niet echt een helder beeld bij wat diegene nu eigenlijk doet. Daar wil ik je in deze blog graag in meenemen.
Op de volgende vragen ga ik uitgebreid in:
Wat is een online business manager?
Welke typen online business managers zijn er?
Welke rol speelt de OBM in je team?
Wat mag je verwachten van een OBM?
OBM of VA: Wat zoek je precies?
Na het lezen heb je niet alleen een duidelijk beeld bij deze term. Maar je kunt ook een duidelijk onderscheid voor jezelf maken tussen de verschillende rollen die er online te vinden zijn. Van hele uitvoerende VA’s tot aan strategische Business Managers. En alles wat er tussenin te vinden is.
Wanneer je mijn podcasts luistert dan weet je misschien dat ik niet standaard de vraag beantwoord die voor me ligt. Hiermee wil ik ook direct de essentie van mijn vakgebied blootleggen.
Ik geloof namelijk dat deze titels ontzettend persoonlijk zijn en worden ingevuld. De ene VA is bijvoorbeeld enorm strategisch en de andere OBM wat meer uitvoerend. Het zijn geen beschermde titels. En daarmee kun je dus zelf bepalen hoe je je rol invult en wat je wel en niet voor je klanten doet. Dit alleen al is een heel ander vraagstuk voor weer een nieuwe blog.
Wat is een online business manager?
Het standaard beeld wat bij deze rol heerst kun je zo zien.
Een (online) ondernemer heeft te veel werk. De groei is niet meer bij te benen. Vervolgens ligt er een vraag voor ze om werk uit te besteden. Denk aan bijvoorbeeld het overnemen van de mailbox, het inplannen en regelen van afspraken. Het bijhouden van de administratie.
Ze gaan dan vaak als eerste samenwerken met een VA (een Virtual Assistant). Zij kunnen werk overnemen van de ondernemer. En zo wordt het bord van de klant een stuk minder volgeladen. Vervolgens gaat de groei verder en worden er al snel allerlei disciplines aangehaakt. Een VA voor de financiële administratie, een technische VA voor de e-mailmarketing, online academie en website beheer. Zo zijn er nog verschillende rollen te bedenken.
Iemand die helpt met social media, het schrijven en posten van content. En dan gebeurt er vaak nog iets met advertenties en SEO. Hoe meer teamleden, des te meer headspace dit ook weer vraagt van de ondernemer.
Want hoe ga je dit bovenstaande vervolgens managen? Dan kom je vaak uit bij het idee om een online business manager aan te haken. Zij kunnen het team aansturen. Zorgen dat jij vooral de pet van de ondernemer en de visionair kunt dragen. En niet van de manager en uitvoerder en dit ook nog allemaal tegelijkertijd.
Dit was een best lang een standaard plaatje. Veel verschillende teamleden. En vanuit die druk(te) ontstond er weer een nieuwe hulpvraag. Om het allemaal aan te sturen en te managen.
Deze behoefte is in de afgelopen jaren ook weer wat veranderd. Doordat ondernemers steeds bewuster kijken naar hun uitgaven. En zo winstgevend mogelijk willen ondernemen. Wat betekent dit gegeven dan vervolgens voor de opbouw en uitbouw van hun team?
Dat er nu sneller een klein kernteam wordt gebouwd. Waar ondernemers op langere termijn samenwerkingen mee aangaan. En het team zo zelfsturend is dat er (bijna) geen manager nodig is. Dit is overigens geen feit dat het altijd zo gaat. Maar ik wil in deze blog wel de nuance meegeven dat het niet standaard altijd meer zo is dat een online business manager in wordt gevlogen om vooral een team te managen.
Er is namelijk nog zoveel meer. Daar neem ik je graag in mee.
Welke typen online business managers zijn er?
Vanuit mijn ervaring als mentor voor ervaren VA’s en OBM’s heb ik in de afgelopen jaren steeds meer OBM’s leren kennen. En heb ik ook gezien dat er verschillende type online business managers zijn.
Zo heb je de uitvoerende online business manager, die werkt actief mee binnen het bedrijf, de business manager die vooral het team aanstuurt, de strategische business manager en de intuïtieve / space holder business manager. Dit zijn overigens de types die ik zelf zo heb bedacht en gecategoriseerd. Op basis van wat ik zie.
Ik merk dat dit al wel heel erg normaal is bij VA’s. Dat er verschillende type VA’s zijn met allemaal een eigen specialisatie. En mijn ervaring is dat OBM’s vaak ook net zo verschillend zijn. Maar deze term wordt nog vaak op een hoop gegooid.
Allereerst gaat het hierbij om de ervaring, voorkeur en kunde van de online business manager zelf. Maar ik wil ook graag nog even terugkomen op de behoefte in de markt. Want als er geen behoefte is aan wat je te bieden hebt, dan heb je alsnog geen sterke dienst.
Het is en blijft belangrijk om een urgentie te hebben rondom wat je te bieden hebt. Als VA neem je bijvoorbeeld letterlijk werk over. Dit is ook niet altijd het werk wat omzet oplevert. En kom je vaak op het punt dat er een limiet is aan wat je kunt uitbesteden of voor je klanten kunt doen. Er is een budget. Logisch natuurlijk. Omdat het wel tijd vrijmaakt maar niet direct omzet oplevert.
Waar kan dan een OBM allemaal aan bijdragen? Behalve het team aansturen?
Ze kunnen helpen met het uitstippelen van de koers van het bedrijf en de ondernemer helpen met bijsturen en alles wat er nodig is om op deze koers te blijven. Of onderweg de stip aan de horizon te verschuiven waar nodig.
Ze kunnen de ondernemer bijstaan in tijden van expansie maar ook in minder makkelijke fases. Zie het als een constante factor binnen altijd veranderende omstandigheden. De OBM kan zitten in operationele planning en uitvoering. Dus alles wat er nodig is om de doelstellingen binnen het bedrijf te behalen. Ze kunnen helpen met het financiële plaatje. Door iedere maand te sturen op cijfers en samen te kijken hoe alles nog winstgevender kan. Maar ook door de marketing meer op cijfers te sturen bijvoorbeeld. Daarnaast is er ook ruimte voor projectmanagement en eventplanning.
Je kunt ook inzetten op het verstevigen en uitbouwen van systemen, klantrelaties en echt het samen heel proactief, pragmatisch uitbouwen van alles wat er nodig is om het bedrijf te laten groeien én bloeien.
Welke rol speelt de OBM in je team?
De rol van de OBM binnen je team zie ik als maatwerk. En waarom maatwerk? Omdat iedere ondernemer een eigen hulpvraag heeft.
– Het kan zijn dat je de wens hebt om een manager aan te haken voor je team.
– Het kan zijn dat je iemand naast je wil om de koers vast te houden.
– Je wil een extra paar ogen in je bedrijf maar niet structureel investeren in een business coach.
Het kan zijn dat de OBM vooral naast de ondernemer staat. Als sparringpartner, vertrouwenspersoon. Klankbord. Dus geen actieve rol vervult binnen het team. Het kan ook zijn dat de OBM tussen de ondernemer en het team staat. Om dus zaken door te geven, aan te sturen en te managen. En een onderdeel van het team is door zelf ook uitvoerende werkzaamheden te doen. Ik geloof dat het heel persoonlijk is om te kijken wat er nodig is binnen het bedrijf, voor het bedrijf zelf. Maar ook voor de ondernemer. En hoe de OBM hier het beste bij aan kan sluiten.
Het werken met een remote en krachtig kernteam
In de inmiddels 8 jaar dat ik werkzaam ben in verschillende online teams, eerst als VA en nu als OBM, heb ik in veel verschillende settings gewerkt. In grote teams met veel verschillende disciplines. En in kleine kernteams. Ieder bedrijf en ondernemer heeft in iedere fase weer iets anders nodig. Dus er is hierin niet een strategie die voor iedereen het beste werkt. Het gaat er in alles altijd en allereerst om wat de ondernemer zelf nodig heeft. Hoe zij ontzorgd willen worden. En wat het bedrijf hierin nodig heeft. Zelf werk ik nu regelmatig in de vorm van ‘de gouden driehoek’ samen met klanten.
De ondernemer heeft een of een paar steengoede VA’s, vaak zijn zij van meerdere markten thuis. Of is de een allround en de ander gespecialiseerd. En werken ze vervolgens ook nog samen met mij. Wij stippelen samen de grote lijnen uit, de langetermijnstrategie en stemmen samen af wat er dagelijks, wekelijks en maandelijks nodig is om stappen te zetten richting de gestelde doelen. Wij kijken vervolgens waar we bij moeten sturen en wat er nodig is in het team om niet alleen op korte termijn de werkzaamheden te doen maar ook te investeren in de projecten die bijdragen aan langetermijngroei.
Ik kijk met de klant of iedereen op de juiste plek zit in het team. En wat ervoor nodig is om een zo duurzaam team als mogelijk te bouwen. Ik ben er voor de langere termijn, de rode draad. En zorg ervoor dat de klant, de ondernemer wordt ondersteund in zijn of haar visie. Dit ligt ongelofelijk genuanceerd maar daar kom ik graag in volgende blogs op terug.
Wat mag je verwachten van een OBM?
Uitvoerend, ontzorgen en co-creatie. Dat zijn de levels waar je op kunt samenwerken met een VA en/of OBM. Hoe meer levels je met elkaar kunt invullen, hoe waardevoller een samenwerking vaak wordt. Ik denk dat het altijd terugkomt op maatwerk. En samen heel duidelijk een startpunt afstemmen. Waarom haak je een OBM aan? En wat is de opdracht of hulpvraag die er voor jullie ligt. En waar zijn jullie naartoe onderweg?
Wil je dat iemand letterlijk projecten van je overneemt, het team aanstuurt, vijf dagen per week beschikbaar is? Wil je dat de OBM dus op uitvoerend niveau meewerkt? Of zit het veel meer op co-creatie level en vind je het fijn om regelmatig samen te kunnen brainstormen? Er zitten nog veel stappen tussenin maar het is fijn om dit van tevoren helder te hebben. Zodat je beide weet met welke verwachtingen je een samenwerking start.
OBM of VA: wat zoek je precies?
Deze blog sluit ik af met de bovenstaande vraag. Misschien twijfel je nog over wat je precies zoekt nu je met je bedrijf aan het groeien bent. Een OBM en een VA kunnen elkaar versterken en jou en je bedrijf samen naar een hoger niveau brengen. Je hebt op een bepaald punt niet alleen strategie nodig maar vaak ook de implementatie. En hoe kun je voor jezelf ‘de gouden driehoek’ creëren? En dat kan natuurlijk ook een vierkant etc. worden.
Ik denk graag met je mee, mocht je benieuwd zijn wat voor jou een logische vervolgstap zou kunnen zijn. Je kunt direct een kennismaking inplannen in mijn agenda. Ik heb een groot netwerk met ervaren VA’s met wie ik je kosteloos kan matchen. En wanneer ik zie dat ik zelf een rol kan spelen in de groei van je bedrijf, zal ik dat ook altijd eerlijk teruggeven. En dan kunnen we samen kijken hoe dat er eventueel uit kan zien in de praktijk.
