Door de corona crisis zijn we gedwongen om meer vanuit huis te werken. En gaan we als vanzelfsprekend ook meer online werken. Ik denk dat we vooral, allemaal op onze eigen manier, zakelijk gezien worden uitgenodigd om te kijken wat we op dit moment anders kunnen doen in ons werk.
Ga je handelen met je focus op de kortere termijn of blijf je kijken naar de langere termijn? In dit blog deel ik een aantal uitgangspunten en ideeën met je die je helpen met het online inrichten van je kantoor. Je eigen virtuele kantoor. Er zijn hele handige online stappen die je kunt zetten die je op de korte termijn misschien wat extra tijd kosten maar op langere termijn tijd, energie en misschien ook wel geld gaan opleveren.
Online ondernemen heeft tijd nodig, maar gaat je ook tijd opleveren. En dat is wat ik je gun. Meer tijd, rust en ruimte voor wat jij bij te dragen hebt en te doen hebt.
Hoe kun je je werk online uitvoeren? En wat is daarvoor nodig? Wat is hierin een tijdelijke oplossing voor jou en voor je bedrijf? Wat heb je er voor nodig om je kantoor virtueel te voeren? Misschien niet eens zoveel als dat je dacht.
Tijdelijke oplossing versus structurele keuzes
Naast alle onrust en onzekerheid die er wellicht ontstaat kan dit ook een tijd zijn om alles eens met een frisse blijk te bekijken. Waar sta je, ben je nog blij met wat je aan het doen bent? Of voel je dat je eigenlijk op een ander spoor had willen zitten? Je hoeft niet ineens je hele koers te veranderen. Het kan juist enorm sterk zijn om te blijven doen wat je deed. Te blijven bouwen aan een stevige basis.
Wat kun je automatiseren in je huidige bedrijf? En hoe kun je dit online automatiseren? Denk bijvoorbeeld aan je administratie, je verkoopproces, je marketing en je werkprocessen. Wat kun je makkelijker en vervolgens ook online inrichten en waar zit voor jou op dit moment de winst? Neem niet alles tegelijk onder handen. Neem sowieso even de tijd om uit te ademen en vooral te kijken naar wat er nu nodig is.
Wanneer je wil investeren in optimalisatie en je voelt dat je hier de ruimte in je hoofd en tijd voor hebt kun je gaan kijken naar je processen. Wanneer je volledig in de overlevingsstand staat en je vooral gericht bent op het genereren van een steady cashflow, ga jezelf dan niet forceren in het doen van werk waar je nu geen rust in vindt.
Blijf scherp op wat er nu nodig is voor jou. Voor jouw klanten. En om jouw bedrijf door te laten lopen. Er zijn veel ondernemers vorige week direct in actie gekomen en hebben een aanbod gemaakt dat inspeelt op de actualiteit. Is dat iets wat voor jou ook goed voelt of wil je vooral blijven bouwen aan de langere termijn?
1. Focus
Wanneer je op dit moment een andere agenda hebt dan een paar weken geleden heb je als het ware een schone lei. Hoe ga je deze vullen? Blijft je stip op de horizon hetzelfde? Heb je nog steeds dezelfde doelen? Of zijn hier dingen in veranderd? Hoe relevant is je aanbod nog op dit moment? Lastige en confronterende vragen maar wel heel belangrijk om jezelf te stellen. Mocht je je aanbod willen aanscherpen of misschien helemaal veranderen om klanten op dit moment echt de allerbeste waarde te bieden dan is dat nu je prioriteit.
Hoe weet je wat jouw potentiële klanten nu echt nodig hebben? Heel simpel. Vraag het ze. Ga met ze in gesprek. Vraag via social media hoe het met ze gaat. Hoe je kan helpen. Bied je hulp aan wanneer je dat zou willen en ga met je potentiële klant in gesprek. Zo hoor je vanzelf wat er speelt en hoe je hier met jouw expertise waarde toe zou kunnen voegen.
Focus je op wat er nu voor jou toe doet. Je hoeft niet opeens webinars te gaan geven of online trainingen te bouwen als dit totaal niet bij je past. Blijf ook scherp op jezelf. Wanneer je nieuwe ideeën hebt, toets of deze passen bij jou, je strategie en dna. Zo weet je of je je hier op wil focussen of niet. Blijf ook investeren in omzet genererende activiteiten. Wees zichtbaar op een manier die voor jou het beste voelt. En als je ook wil bouwen aan slimmere online systemen neem ik je graag mee in een aantal stappen die je kunt zetten.
2. Systemen
De verschillende onderdelen in je bedrijf kun je zien als systemen. Sales, marketing, je daadwerkelijke werk, administratie. Hoe zijn deze onderdelen nu in je bedrijf ingericht? Doe je iedere dag van alles wat? Of heb je specifieke thema’s per werkdag? Bulk je je werkzaamheden? Of ga je van hot naar her? Het kan je veel inzicht geven om hier overzicht in te krijgen hoe je dit tot nu toe hebt ingericht. Stel je voor dat je je kantoor volledig virtueel wil voeren, welke systemen moeten er dan online worden ingericht de komende tijd? Wanneer je bijvoorbeeld je administratie online zou willen voeren kun je voor jezelf in kaart brengen hoe je dat wil doen. En zo creëer je ook direct je eigen werkprocessen.
Vragen die je jezelf kunt stellen als het gaat over jouw online administratie. Waar sla je je bestanden op? Welke mappen maak je aan? Prik je een vast moment per week om hiermee aan de slag te gaan? Ga je je papieren documenten scannen bijvoorbeeld? Sla je alles op op je harde schijf, via een Dropbox of Google Drive? Alle mini keuzes zorgen ervoor dat je een eigen systeem en werkwijze creëert met regels en voorwaarden.
Zodra je met een team werkt of gaat werken kun je hier vervolgens een werkbeschrijving en procedure van maken. Klinkt allemaal misschien wat moeilijker dan het is. Het gaat erom dat je zelf keuzes maakt als ondernemer en vervolgens de lijn uitzet voor hoe jij wil werken. De online programma’s die hierbij komen kijken moeten ook echt passen bij jouw werkwijze.
3. Werkzaamheden
Welke werkzaamheden horen er bij jouw werk? En welke dragen ook daadwerkelijk iets bij? 20% van je acties zorgen voor 80% van je omzet. Wat zijn we dan met die overige tijd aan het doen? Vaak denken we dat alles heel erg belangrijk is om te doen. Maar kun je jezelf ook behoorlijk verliezen in zaken die er niet toe doen.
Breng voor jezelf in kaart wat voor jou nu echt omzetgenererende activiteiten zijn. Dus welke werkzaamheden zorgen voor geld in het laatje. En doe je deze wel genoeg? Of staat dit onderaan je agenda? Wat kun je bijvoorbeeld aan je huidige klanten aanbieden? Als extra dienst? Of je oud klanten bijvoorbeeld? Is er een service die je aanvullend zou kunnen aanbieden? Heb je nazorg in je pakket? Kun je je klanten en oud klanten betrekken in je dienst, dat zij als ambassadeur een percentage ontvangen wanneer er via hun een nieuwe klant bij jou komt?
Hoe kun je je werkzaamheden ook online doen? Dit is misschien wel heel erg voor de hand liggend en ik hoop ook dat je in de eerste week van onze corona crisis je weg al een beetje hebt gevonden door het online oerwoud aan opties. Tegelijkertijd kun je hierin misschien nog wel wat stappen zetten.
Wat kun je automatisch laten verlopen in je werk? Zijn er herhalende activiteiten die je doet die je makkelijker kunt inrichten? Stuur je vaak dezelfde mails? Kun je hier dan bijvoorbeeld een mail automation van maken? Misschien maak je al gebruik van een e-mailmarketing programma, misschien ook niet. Maar in dat soort programma’s kun je heel makkelijk een serie van mails inplannen die ervoor zorgen dat dit automatisch verloopt. Je kunt via Moneybird heel handig online offertes opmaken en het offerteproces automatisch inrichten. Een offerte wordt online goedgekeurd en getekend door je aanstaande klant en je hebt niet continu het heen en weer gemail.
Wanneer je je consulten en afspraken nu via Skype, Zoom of Google Hangouts doet kun je ook gebruik maken van een online agenda. Misschien ben je al bekend met Google Calender bijvoorbeeld maar het is ook super handig om een online agenda te gebruiken waarin je klanten of relaties zelf hun afspraak bij jou in kunnen plannen. Zo zorg je er ook voor dat je niet continu heen en weer mailt.
Je leest misschien dat ik het onderscheid maak tussen het online uitvoeren van je werk en het online inrichten van je werkzaamheden. Dit zijn in mijn ogen twee verschillende dingen en het is natuurlijk aan jou hoeverre je een online bedrijf wil. En hoe effectief dit ook voor jou is, dit is een heel persoonlijk besluit. Ik schrijf de komende tijd blogs die je opties aanbieden waar je jouw weg in kunt vinden.
4. Aanbod
Deze week was ik in gesprek met een ondernemer die 90% offline werkt in haar coaching. Ze doet dit 1-op-1 en in groepen. Op locatie. In live dagen. Trainingsdagen. Coaching. En nu in deze tijden van corona gaat dit natuurlijk niet door. Hoe kun je dan de beleving waar zij zo voor staat ook online doortrekken? Zij staat namelijk enorm voor verbinding en wil in haar werk haar klanten direct in beweging brengen. Ze voelt dat dit offline een stuk persoonlijker is dan online. En dat terwijl ze zelf haar energie beter kan managen wanneer ze online werkt.
De vraag is ook of het zo is dat offline echt beter is. Ik heb deze ervaringen zelf ook en weet ook echt dat er offline een stukje extra energie vrij komt. Tegelijkertijd denk ik dat de waarde online net zo goed kan zijn als offline. Het is gewoon anders. Je hebt online veel meer aandacht en focus voor elkaar. En kunt sneller de diepte in gaan. Je hebt geen afleidende factoren.
Wat kun je in je aanbod veranderen zodat je online kunt blijven werken? En zijn er nieuwe werkvormen te bedenken in deze periode die jou en je klanten verder helpen?
Wanneer je je dienstverlening toch graag persoonlijker wil maken kun je altijd kijken wat je toe kunt voegen de komende tijd. Zo kan ik me voorstellen dat je klanten het prettig vinden wanneer je even wat vaker incheckt. Om te laten weten dat je er voor ze bent en dat ze er niet alleen voor staan. Mocht een klant in paniek zijn of echt in financiële stress belanden, kijk dan altijd samen naar de mogelijkheden. Misschien kun je coulant zijn in de betalingstermijnen. Of wellicht is het mogelijk om de samenwerking tijdelijk te pauzeren. Natuurlijk gun je je klant het beste en wil je het liefste dat hij of zij zo snel mogelijk weer omzet maakt en groeit. Daar zou ik ook altijd op sturen, om te kijken hoe je vanuit creativiteit en mogelijkheden nieuwe geldstromen aan kunt boren.
Daarnaast is dit ook een uitgelezen periode om post te sturen. Een kaartje om een hart onder de riem te stoppen. Een bloemetje of een mooi cadeautje. Wat je ook zou kunnen doen en dit is het tegenovergestelde van waar deze blog over gaat. Maar wat als je nu je nieuwsbrief of een tekst die je met je klanten zou willen delen eens niet per mail verstuurd maar per post? Het effect zal groter zijn dan je online zou kunnen bereiken. Misschien heb je nu wel hele leuke boodschappen die je per post zou kunnen sturen.
Je kunt natuurlijk ook de stap zetten om je huidige aanbod online te vermarkten. Hierbij kun je denken aan een online programma, cursus of webinar. En dit kan enorm goed werken natuurlijk. Ik adviseer je om dit idee wel eventjes te laten bezinken want een online training maak je niet ‘zomaar’. Ik heb veel technische kennis en ervaring maar ik onderschat ook nog steeds hoeveel tijd het kost om überhaupt een blog als deze te schrijven. Laat staan mijn online programma waar ik vorig jaar een dik half jaar mee bezig was. Niet om je af te schrikken, zeker niet, maar wat ik je gun is dat je nu duurzame keuzes maakt die straks ook nog passen binnen je bedrijfsvoering. En als dat niet zo is heb je straks een online programma maar doe je er niets mee. Dat zou ik pas zonde vinden van je tijd en energie.
5. Samenwerken
Online samenwerken kan ontzettend leuk zijn. Ik heb dit langere tijd als va gedaan, ik werkte op afstand samen met mijn collega’s, klanten en teamleden. Ik heb hier ontzettend veel van geleerd en ook enorm van genoten. Wat ik toen al snel in de virtuele keukens van ondernemers zag was de versnippering in communicatie. Er werd de hele dag geappt, gemaild, gebeld, filmpjes en geluidsfragmenten passeerden de revue en dan heb ik het nog niet eens over de communicatiestroom via Instagram en de online projectmanagement systemen als Asana en Trello. Dit zorgt ervoor dat je je niet kunt focussen en concentreren op je werk. En het haalt je dus continu uit je concentratie. We weten allemaal hoe slecht dat is en hoe lang het weer duurt om terug in je flow te komen.
Het is nu eenmaal zo dat we allemaal op afstand met elkaar zijn en samen moeten werken. Ik gun je daarin wat meer rust en focus. Schakel alle notificaties uit op je computer, laptop en mobiele telefoon. Kies met je klanten een heldere en eenduidige lijn in je communicatie. Ook met je collega’s of je team. Dit kunnen ook nog twee of drie kanalen zijn. Ik kan me voorstellen dat mail en berichtjes via je telefoon of een systeem waarmee je samenwerkt prettig werken. Maar zorg hierin voor eenvoud en focus. Dan creëer je rust en overzicht. Je weet waar je communicatie terug kunt vinden en waar je de open draadjes kunt teruglezen. Ik vind het zelf enorm prettig om online samen te werken in een online projectmanagementsysteem. Zo blijft alles in een besloten omgeving. Daar staan alle taken en kun je ook de werkwijze vinden. Wanneer je vragen hebt, stel je deze onder de taak. En zodra je klaar bent met je werk sluit je het programma af en heb je voor de rest niet dat alles door blijft lopen. Heerlijk.
Wanneer je nu online samenwerkt kan het ook nodig zijn om je tijd te monitoren. Maak dan gebruik van een online timer zoals Toggl. Dit kan gratis en zo kun je reportages delen met je opdrachtgever of je klanten.
Ik ben ervan overtuigd dat er een heleboel winst te behalen valt dankzij het online inrichten van je bedrijf. Winst in hoe je je voelt, hoeveel energie je ervaart en hoe je je werk organiseert. De komende tijd lees je hier op mijn website meerdere blogs over hoe je dit kunt doen op een manier die bij je past. Wat voor mij werkt hoeft voor jou niet te werken. Gun het jezelf om je eigen weg uit te zoeken. Wanneer je vragen hebt, stel ze gerust! Dat kan onder dit blog of via mail: info@deborahdepoorter.nl
